Hoe lang is een offerte geldig? Kies een termijn die je helpt

Onderaan bijna elke offerte staat het: "Deze offerte is 30 dagen geldig." Veel vakmensen nemen dat zinnetje over uit een voorbeeld en denken er daarna niet meer over na. Jammer, want de geldigheidsduur doet meer dan je prijs beschermen. Hij geeft je klant een moment om te beslissen, en jou een natuurlijke reden om nog één keer contact op te nemen.

In dit artikel: wat er gebeurt als je geen termijn noemt, welke termijn bij welke klus past, en hoe je de vervaldatum gebruikt bij het opvolgen.

Dit is praktische informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete situatie, vraag het dan na bij je brancheorganisatie of een jurist.

Wat als er geen termijn op staat?

Een offerte is in de wet een "aanbod". Accepteert de klant het, dan heb je een overeenkomst. Het Burgerlijk Wetboek regelt in grote lijnen wat er gebeurt als je niets afspreekt over de geldigheid (BW boek 6, art. 219 en 221):

• Staat er geen termijn op, dan vervalt een schriftelijk aanbod als het niet "binnen een redelijke tijd" wordt aanvaard. Wat redelijk is, staat nergens. Dat hangt af van de klus en de omstandigheden.
• Zonder termijn mag je een aanbod in principe ook nog intrekken zolang de klant niet heeft geaccepteerd.
• Noem je wél een termijn, dan is dat aanbod in die periode in de regel niet herroepelijk. Je zit dus aan je prijs vast tot de vervaldatum.

Het probleem van "redelijke tijd" is dat jij en je klant daar iets anders onder kunnen verstaan. Een klant die na vier maanden alsnog "ja" zegt op je oude prijs, terwijl het materiaal inmiddels duurder is, levert een ongemakkelijk gesprek op. Met een duidelijke datum voorkom je dat.

Welke termijn past bij welke klus?

Er is geen vaste regel. Kies een termijn die past bij hoe lang je klant redelijkerwijs nodig heeft, en bij hoe snel jouw prijzen veranderen.

Soort klus	Gangbare termijn	Waarom
Kleine reparatie, spoedklus	7–14 dagen	De klant beslist snel; je planning verandert snel
Schilderwerk, dakgoot, kozijn	14–30 dagen	Klant vergelijkt vaak twee of drie offertes
Badkamer, keuken, uitbouw	30–60 dagen	Partner kijkt mee, soms financiering of vergunning
Werk met veel materiaal (hout, staal, koper)	Korter, of een prijsvoorbehoud	Materiaalprijzen schommelen

Twijfel je, dan is 30 dagen een prima vertrekpunt. Lang genoeg om rustig te beslissen, kort genoeg om je prijs niet maanden vast te zetten.

Werk je met materiaal waarvan de prijs snel verandert, dan kun je naast een kortere termijn ook een prijsvoorbehoud opnemen: welk deel van de prijs mag mee bewegen en hoe je dat berekent. Houd dat concreet en eerlijk; een vage zin als "prijswijzigingen voorbehouden" roept bij klanten vooral wantrouwen op.

Zet de datum erop, niet alleen het aantal dagen

"Geldig tot en met 1 december" is duidelijker dan "30 dagen geldig". De klant hoeft niet terug te rekenen vanaf een datum die hij niet meer weet, en er is geen discussie over of de dagen vanaf het opstellen of vanaf het versturen tellen.

In Moneybird stel je een verloopdatum in via de offerte-workflow; die komt dan automatisch op elke offerte (Moneybird: offerte-workflow instellen). In het offerte-overzicht zie je daarna welke offertes nog openstaan en welke over hun datum heen zijn.

Gebruik de vervaldatum bij het opvolgen

Hier wordt de geldigheidsduur pas echt nuttig. Een vervaldatum geeft je een eerlijke, niet-opdringerige reden om contact op te nemen. Je verzint geen actie of nep-urgentie; je wijst alleen op iets wat al op de offerte stond.

Een schema dat goed werkt bij een termijn van 30 dagen:

1. Na 3 dagen: korte check of de offerte goed is aangekomen.
2. Na 7–10 dagen: aanbieden om iets toe te lichten of aan te passen.
3. Een paar dagen vóór de vervaldatum: de laatste herinnering.

Voorbeeld van die laatste mail:

Hoi Sanne, de offerte voor het schilderwerk is nog geldig tot en met vrijdag 1 december. Daarna moet ik de prijs opnieuw bekijken, omdat de verfprijzen per kwartaal veranderen. Wil je nog even sparren, of zal ik hem afsluiten? Beide is prima.

Kort, vriendelijk, en met een echte reden. Krijg je daarna geen reactie, dan sluit je de offerte af. Komt de klant later toch terug, dan stuur je een nieuwe offerte met de prijs van dat moment. Geen gedoe.

Meer over het opvolgschema en voorbeeldmails voor de eerste twee herinneringen lees je in Klant reageert niet op je offerte? Zo volg je op zonder te zeuren.

Verlopen offertes zijn ook informatie

Kijk eens per kwartaal naar je verlopen offertes. Verlopen veel offertes zonder enige reactie, dan ligt het misschien niet aan de prijs, maar aan het opvolgen. Verlopen ze vooral bij één soort klus, dan is je termijn daar misschien te kort, of je prijs te hoog ten opzichte van de concurrent. Dat zie je alleen als je de vervaldatum consequent gebruikt.

Laat de herinneringen vanzelf gaan

Het lastige is niet de termijn kiezen, maar op het juiste moment eraan denken. Moneybird stuurt automatische herinneringen voor facturen, maar niet voor offertes; je kunt een offerte alleen zelf opnieuw versturen (Moneybird: offerte verzenden).

Daarvoor bouwen we Offertevolger. Je koppelt je Moneybird-administratie, en elke offerte die nog openstaat, gaat op de dagen die jij kiest opnieuw naar je klant, met jouw tekst. Accepteert of weigert de klant, of is de offerte verlopen, dan stopt het vanzelf. Offertevolger is nog in aanbouw; via de wachtlijst hoor je als eerste wanneer je het kunt proberen.