Klant reageert niet op je offerte? Zo volg je op zonder te zeuren

Je bent een avond bezig geweest met opmeten, rekenen en uitschrijven. De offerte is de deur uit. En dan: niets. Geen ja, geen nee, geen vraag.

Dat betekent bijna nooit dat de klant je offerte slecht vond. Meestal is er iets anders aan de hand: de mail zakte weg onder de rest, de partner moet nog meekijken, er liggen nog twee andere offertes, of de klant twijfelt over één onderdeel en durft dat niet te vragen. Wie dan als eerste vriendelijk terugkomt, heeft een voorsprong. Niet omdat hij aandringt, maar omdat hij het de klant makkelijk maakt om te reageren.

Hieronder een eenvoudig schema dat je zo kunt overnemen.

Waarom opvolgen geen zeuren is

Veel vakmensen voelen zich bezwaard om "nog een keer te mailen". Kijk er eens van de andere kant naar. Je klant heeft jou zelf gevraagd om een offerte. Hij wil dat het werk gebeurt. Een korte herinnering is dus geen verkooptruc, maar service: je laat zien dat je de klus serieus neemt en dat je bereikbaar bent.

Wat wél vervelend is: elke dag bellen, druk zetten met "deze prijs geldt alleen deze week" als dat niet zo is, of een lange mail met je hele bedrijfsverhaal. Dat doe je dus niet.

Een schema dat werkt: 3, 7 en 14 dagen

Er is geen wet die zegt hoeveel dagen je moet wachten, en per klus verschilt het. Een lekkende kraan beslist iemand sneller dan een nieuwe badkamer. Maar als vertrekpunt werkt dit voor de meeste offertes:

1. Dag 3 — korte check. Is de offerte aangekomen? Zijn er vragen? Meer niet.
2. Dag 7 — help bij de keuze. Bied aan om iets toe te lichten of een onderdeel aan te passen. Hier komen vaak de echte twijfels boven.
3. Dag 14 — de laatste, eerlijke vraag. Vraag of je de offerte nog moet aanhouden of dat je hem kunt afsluiten. Een duidelijke "nee" is ook een antwoord, en vaak krijg je juist dán reactie.

Daarna stop je. Drie keer opvolgen is genoeg; daarna wordt het wel zeuren.

Heeft je offerte een vervaldatum, laat de laatste herinnering dan een paar dagen vóór die datum vallen. Dan heb je een natuurlijke reden om te mailen zonder nep-urgentie.

Voorbeeldmails die je zo kunt gebruiken

Houd het kort, persoonlijk en concreet. Noem de klus bij naam, niet het offertenummer.

Na 3 dagen

Hoi Sandra,

Vorige week stuurde ik je de offerte voor het schilderwerk aan de achterkant van het huis. Is hij goed aangekomen? Als er iets onduidelijk is, hoor ik het graag.

Groet, Mark

Na 7 dagen

Hoi Sandra,

Ik wilde nog even terugkomen op de offerte voor het schilderwerk. Soms twijfelen mensen over één onderdeel, bijvoorbeeld de kozijnen meenemen of juist niet. Dat kan ik zonder problemen aanpassen. Zal ik je even bellen?

Groet, Mark

Na 14 dagen

Hoi Sandra,

Ik heb nog niets van je gehoord over de offerte voor het schilderwerk. Geen probleem, maar dan weet ik of ik de planning voor je moet vrijhouden. Wil je hem nog laten staan, of zal ik hem afsluiten? Een kort berichtje is genoeg.

Groet, Mark

Merk op wat er níét in staat: geen "ik wilde even checken of je mijn vorige mail had gezien", geen kortingen uit paniek, geen verwijt.

Bellen of mailen?

Allebei, maar niet tegelijk. Mail is fijn voor de klant: hij kan reageren wanneer het uitkomt en de offerte zit er meteen bij. Bellen is sterker als er een grote klus op het spel staat of als de klant in de mail aangeeft dat hij twijfelt. Een goede vuistregel: de eerste twee keer mailen, en bij een grote offerte de derde keer bellen.

Stuur bij elke mail de offerte opnieuw mee. Dan hoeft de klant niet te zoeken in zijn inbox, en kan hij met één klik akkoord geven als je een online-akkoord gebruikt.

Hoe houd je het bij?

Het lastigste aan opvolgen is niet de mail zelf, maar onthouden wélke offertes nog openstaan en wanneer je weer moet mailen. Zeker als je overdag op de bouw staat.

Een paar manieren:

• Agenda-herinnering per offerte. Werkt, maar je moet hem bij elke offerte aanmaken en verschuiven als de klant tussendoor belt.
• Een lijstje op papier of in een spreadsheet. Overzichtelijk, maar alleen zolang je er elke week naar kijkt.
• Je boekhoudpakket. Daar staan je offertes al, met de status erbij. In Moneybird zie je welke offertes nog open staan of verlopen zijn.

Let wel: Moneybird stuurt automatische herinneringen voor facturen, maar niet voor offertes. Volgens de eigen kennisbank kun je geen aparte herinnering voor een offerte versturen; je kunt de offerte wel zelf opnieuw verzenden, met een eigen begeleidende tekst (Moneybird: offerte verzenden). Opvolgen betekent daar dus: zelf in de gaten houden welke offerte nog openstaat, en hem op het juiste moment handmatig opnieuw sturen.

Laat het vanzelf gaan

Precies daarvoor bouwen we Offertevolger. Je koppelt één keer je Moneybird-administratie. Elke offerte die na 3, 7 en 14 dagen nog openstaat, gaat dan opnieuw naar je klant, met jouw tekst en vanuit Moneybird zelf. Accepteert of weigert de klant, dan stopt het vanzelf. De dagen en teksten pas je zelf aan.

Offertevolger is nog in aanbouw. Wil je het als eerste proberen, zet je dan op de wachtlijst. Tot die tijd: pak het schema hierboven, zet de drie mails klaar als sjabloon, en kijk één vast moment per week welke offertes nog openstaan. Eén opdracht die je anders was misgelopen, maakt dat de moeite al waard.